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保育園の父母会役員(PTA)で会計担当に!仕事内容は何?

父母会・PTAの会計役員になっちゃったらこれ読んでね!役員

今年度、娘の保育園の父母会役員の会計担当になりました。

 

例年、各クラスから2名ずつ選ばれることになっておりまして、暗黙の了解で上のクラスになればなるほど会長職をやらされる任命される可能性が高くなっておりまして。

 

例え卒園までに役員をやらなくて済んだとしても、最後には卒対(卒園対策)が待っているし~・・・

ねろりん
ねろりん

役員は早いうちに引き受けておくのが得策だな・・・

と思い、今年は思い切って立候補してみました!

 

これから保育園や幼稚園で役員をやる予定の方の予備知識として、少しでも何かのお役に立てればと思いこの記事を書きました。

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保育園父母会役員ってどんな係があるの?(うちの保育園編)

父母会、PTA、などなど保育園によって名称は違えど、だいたいどこの保育園でもそのような会が設置されており、毎年活動していますよね。

ちなみにうちの保育園ではこのような係があります。
各クラスへの連絡役以外のお仕事は、おおよそ下記の通りとなっています。

会長(1名)
・全ての係の取り締まり役
・園長への連絡役
・父兄への説明役
・承認印を押す
・打ち合わせ日程や場所の決定
副会長(2名)
・会長不在時の代理役
・会議の進行補佐、書記
・イベントの企画、旗振り役
会計(1名)
・保護者から年会費を集める
・集金袋、領収書の作成・配布
・父母会で使用する現金の管理
・イベントで使用する現金の管理
・領収書、現金出納帳の作成・管理
広報(2名)
・年2回、保護者向けの会報の作成
・保護者アンケートの実施
・目安箱の管理
・お祭りでの受付
・イベントのポスター作成
会場(2名)
・父母会役員の打合せ会場を押さえる
・お祭り会場を押さえる
・イベント会場を押さえる
備品(2名)
・イベント、打合せ、引継ぎなどに必要な物品を購入する
催し物(2名)
・夏祭り、お楽しみ会などの企画・準備
・イベント業者の手配など
会長さんから特に言われているのが、

役員内での連絡・相談は確実にしていきましょう!

という事。
父母会という組織は、保育園内で運営されているように見えて、実は別の組織です。
父母で運営する組織という事になりますので、保育園とは一応一線を引いています。
先生方は、自分たちの保育業務で日々忙しいですので、正直それ以外のことでは極力質問に来ないでくれ、迷惑をかけないでくれ、と思っています。
もし役員になったら、下記のことを心がけて行動しましょう!
・自分勝手に行動しない
・ささいなことでも必ず役員に相談・報告する

父母会で、会計担当役員になりました!どんなお仕事するの?

我が保育園では、各クラスから2名ずつ役員が選出されます。

だいたいの係は2名ペアで担当するのですが、

会長&会計だけは各1名、セットという決まりがありまして。

 

なんと私のクラスのもう一人の役員さん、バリバリ系の男前ママ!

会長に立候補してしまいました~!!!パチパチパチパチ・・・

 

残る私は自動的に会計に、ということで決まりました。

最初の役員総会で、前任の会計担当者から引継ぎを行いました。

4月第一週に役員総会が行われました。
役員初めての私、ドキドキ。

 

新旧の父母会役員が一堂に集まり、引継ぎ業務を行いました!

 

私は会計担当ですので、前任の会計担当者さんから仕事内容を引き継ぎました。

 

これが一年間使う、会計セットで~す(ドンっ!)

と頂いた年季の入ったトートバッグ、重いっっ!!!!

中にはこんなものが入っていました。

・前年度からの繰越金
・現金出納帳(1992年から使ってる・・・!!!)
・領収書、レシート類を張る大学ノート
・集金用の全保護者の名前入り封筒
・新入生に渡す封筒に張る部分の原本
・保護者に渡す領収書の原本
・電卓
・筆記用具

まず最初の会計役員のお仕事、保護者からの会費集め!

早速始まる最初の会計のお仕事は、年会費集めです!

私のやるべきことは

・新入生の集金封筒を作る
・各クラス役員さんにクラス人数分の集金封筒と領収書を渡し、各々保護者会などのタイミングで集金してきてもらう
・集まった会費を確認し、現金出納帳に記入、保管する

ですが、早速改善したくなっちゃったことがたくさん出てきちゃいました!

 

ねろりん
ねろりん

一年間、大金を生で保管しておくの怖いし、父母会名義で銀行口座作ろうよ!

ねろりん
ねろりん

アプリでいつでも役員が残高や現金の出し入れ状況確認できるようにしようよ。

ねろりん
ねろりん

なんと集金したあと保護者に渡す領収書、毎年会計担当になった人が作り直している!データはない。

私も早速作成したから、そのデータをUSBメモリ買って保管して今後も引き継ごうよ。

 

これらを会長に相談したところ、

規約には特に現金やデータの保管方法について記載されてないから良いかもね!

と、快くノッてくれました!

しかし、全てのことはまず総会を開いて役員全員の多数決を取ってから、園長先生に相談、という手順を踏まなくてはなりません。

面倒。

だけど今やっておけば、今後担当する人がみんな少しはラクになる!

 

これからそのような流れでどんどん次の役員さんも楽に仕事ができるよう変えていきたいと思います♪

これから発生しそうな会計役員のお仕事

保育園の保護者会は、クラスによって日程がバラバラ。

よって今後2ヶ月近くかけて全てのクラスの年会費を集めることになります。

振込できればいいのに。

 

たまに会費払うのシブる人いるよ〜💦

と聞いたので、今から戦々恐々です(笑)

 

あとは、当面は夏祭りの企画・準備に追われそうですのでそれに発生する費用の管理を抜かりなくやらねばなりません!

 

コピー代、備品代、どんなに細かい費用の発生もその都度報告してもらって、領収書を忘れないうちに即台帳に貼るようにしましょう。

 

夏祭りが終わるとしばらくは落ち着きますが、

年度の後半は、年長さん向けのお楽しみ会での業者さんへのギャラ支払い、運動会での参加賞配布、それから最後に卒園対策に大金が必要となります。

また、9月・10月あたりは退園する園児・新しく入園してくる園児が入り乱れる時期でもありますので、年会費の返金や徴収に追われます。

気を引き締めて行きましょう!

 

会計担当が日頃からやっておくと良いこと
・現金の動きがあるたび、出納帳に記入しておく
・領収証は忘れないうちに台帳にファイルしておく
・日付、勘定科目など忘れずに書いておく
・毎回、現金の残高が合うかどうか数えておく
・現金の動きがあった時は必ず担当者と一緒に確認する

父母会役員で会計担当になっちゃった話まとめ

今年度初めて保育園の役員になり、会計を担当することになりました。

 

会計担当は全保護者から預かった現金を1年間管理・運営しなくてはならず、責任重大なお仕事です。

 

しかし、現金の保管を抜かりなくすることはもちろんのことですが、領収書の管理と台帳への記入さえその場で即やっておけば、何も難しいことはありません。

 

同じような立場の人や、これから役員になりそうで不安を抱えた人のお役に立てれば幸いです!

 

不安を煽るようなことをたくさん書きましたが、役員になった人はみんな同じように初めての人が多いもの。

 

わからない事だらけでも聞けば経験者ママが教えてくれますし、そんなに難しくはないなという印象です!

 

特に保育園ママは忙しいですので、少しでも仕事を早く済ませるためにとみんなとてもテキパキしていますし、面倒なことは嫌いなママばかりですので(笑)みんな協力的です!

 

打ち合わせには民間の会議室等を利用している為、利用時間も2時間と制限がありますので、さっと打ち合わせしてすぐ帰れるのも良いなと思いました!

今はグループLINEという便利なツールもありますので、打ち合わせも必要最低限の回数で済むのでやりやすいですよ!

これから会計仕事が発生するたび、このページを少しづつ更新していきたいと思います♪

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